Предпринимательство – это всегда риски. Но, грамотное управление может существенно их снизить и повысить прибыль. Одним из эффективных инструментов для этого является специализированное программное обеспечение. Его внедрение позволяет контролировать бизнес-процессы и корректировать их результаты.
Что означает автоматизация бизнеса?
Под этим понятием скрывается вовсе не обеспечение сотрудников компьютерами с базовым набором стандартных опций. И даже не внедрение последней версии известной бухгалтерской программы. Задача любого предпринимателя – получать прибыль, и внедрение специализированного ПО должно способствовать ее увеличению. Бухгалтерский софт призван лишь соблюсти требования законодательства и упростить работу бухгалтера, на финансовый результат он никак не влияет. Офисные программы для обмена сообщениями, отправки корреспонденции, планеры и т.д. также не влияют на размер прибыли, а потому не попадают в разряд бизнес-программ.
Что же относится к программному обеспечению для бизнеса? Это современное ПО, напрямую влияющее на размер прибыли. Оно призвано решать следующие задачи:
- анализ и корректировка финансовых результатов;
- реализация управленческих функций;
- определение выручки и чистой прибыли в динамике;
- контроль за расходами;
- сравнение финансового результата с предыдущими периодами;
- выявление стоп-факторов, препятствующих развитию;
- стратегическое планирование;
- оптимизация работы с персоналом;
- эффективное взаимодействие с клиентами.
Правильное программное обеспечение позволит снизить нагрузку на персонал, повысив при этом его производительность. Оно позволяет не только отслеживать результаты, но и не упускать ни одного потенциального клиента. Этому способствуют специальные алгоритмы по работе с клиентской аудиторией.
Как ПО влияет на увеличение прибыли?
Программное обеспечение для развития бизнеса работает по двум направлениям:
- Увеличение продаж без изменения расходов. Задействуются все доступные механизмы привлечения клиентов, отрабатывается эффективность каналов взаимодействия, строятся алгоритмы продаж под конкретную целевую аудиторию. Подобные продукты основаны на формировании и развитии собственной базы данных.
- Рост прибыли за счет снижения расходов. Выручка компании остается неизменной, эффективность достигается только за счет оптимизации затрат. Проводится их анализ, определение целесообразности, значения для бизнеса в целом, поиск альтернативных поставщиков.
Возможно совмещение двух направлений, когда проводится работа и по увеличению объемов продаж и по снижению расходов. Все зависит от возможностей, настроек и назначения выбранного ПО. То, что эффективно для оптовой торговли, не сработает для оказания консалтинговых услуг и наоборот.
Популярные программные решения для бизнеса
Для организации управленческих процессов чаще всего используются три типа программных продуктов.
CRM-системы или Customer Relationship Management
Это ПО используют организации, стремящиеся максимально охватить все возможности взаимодействия с клиентами, расширить их аудиторию и заполучить каждого потенциального. Оно подходит для решения задач по увеличению оборотов без снижения затрат. Один из важных «побочных» эффектов таких программ – повышение качества обслуживания клиентов. Он достигается за счет формирования и регулярного пополнения базы данных с фиксацией всех контактов и их результатов. Менеджер, работающий с CRM, отмечает в базе результат переговоров, когда перезвонить или отправить предложение, поинтересоваться готовностью сделать заказ. Система сама подскажет, не пора ли активизировать контакт с тем или иным клиентом. В результате общение проходит продуктивно с учетом индивидуальных особенностей. Кого-то раздражают e-mail-рассылки, кого-то телефонные звонки, кому-то удобнее читать новости об акциях и предложениях в телеграмм-каналах или получать наWhatsApp или Viber. CRM-система подсказывает и это, позволяя отследить динамику активности клиентов по каждому коммуникационному каналу.
ERP или Enterprise Resource Planning
Это уже специализированное программное обеспечение для контроля и распоряжения ресурсами компании. В дословном переводе с английского именно это и значится – «планирование ресурсов предприятия». Продукты этого уровня предназначены для организации эффективного взаимодействия всех подразделений компании от управления активами до координации трудовых ресурсов. Они дают возможность формировать и контролировать бюджет на основное производство, изыскания, запуск новых направлений, реновации и т.д. Его использование позволяет выявить слабые места во внутренней структуре организации и внести коррективы.
Helpdesk или справочный стол
Это настроенная под специфику организации система технической поддержки клиентов. При возникновении вопроса достаточно сформировать заявку на сайте. Она регистрируется, система переадресовывает ее ответственному менеджеру для дальнейшего решения. Это существенно повышает эффективность обратной связи, позволяет избежать конфликтных ситуаций и оперативно их предотвращать. Системы хелпдеск могут быть ориентированы на разные аспекты. Наиболее популярны продукты для техподдержки пользователей разветвленных компьютерных сетей, интернет-коммуникаций, сервисов услуг и крупных интернет-магазинов.
Частые ошибки при автоматизации бизнеса
Их две:
- Частичная активация. Работа с любой программой требует системного подхода и активации всех ее функций. Только так можно объективно оценить ее эффективность. Многие предприниматели совершают ошибку, используя только часть функционала, имеющего по их мнению, приоритетное значение. Это не позволяет достичь желаемой эффективности и в полной мере оценить ее.
- Неправильный выбор продукта. Автоматизации бизнеса предшествует его аудит. Нужно верно определить болевые точки – какие именно аспекты нуждаются в реконструкции и перезагрузке. В каком направлении работать: снижать затраты при невозможности нарастить обороты или оставить их как есть и расширять клиентскую аудиторию? Ответить на этот вопрос поможет аудит бизнеса.
В ассортименте Easysoftware представленные современные СRM-решения, программы для автоматизации работы салона красоты, ветеринарной клиники, автосалона, услуг проката и т.д. Наши специалисты помогут выбрать оптимальный продукт с учетом специфики вашего бизнеса.